Un dépôt en 3 clics
Vos questions pratiques
- ︾ Comment savoir si mon article n'a pas déjà été déposé dans HAL ?
- Il est important de vérifier avant tout dépôt, si un co-auteur ou son institution n’a pas déjà déposé l’article.
HAL est une plateforme nationale et collaborative pour les universités, les instituts de recherche français et les grandes écoles. HAL comprend toutes les publications déposées dans tous portails.
HAL-Pasteur est le portail et sous-ensemble de HAL, comprenant les publications de l’Institut Pasteur (publications dont au moins un auteur est affilié à l’Institut Pasteur). Des co-auteurs ont pu faire le dépôt dans toute autre instance de HAL (HAL, HAL-CNRS, HAL-INSERM...) sans mentionner votre laboratoire Pasteur et donc la publication ne sera pas présente dans HAL-Pasteur.
Si c’est le cas, merci de ne pas recréer un dépôt et de le signaler à hal-pasteur@pasteur.fr.
Lors d’un dépôt, un message s’affiche vous alertant s’il y a une possibilité que la publication que vous déposez soit déjà présente dans HAL.
Comment chercher dans HAL ?
1. Recherchez par Titre, DOI, etc. dans la barre de recherche située en dessous du lien de dépôt.
Si votre article est référencé sans texte intégral lié, vous pourrez ajouter ce dernier à la notice.
Voir « Comment ajouter le texte intégral ou compléter une notice existante ? »
Si votre recherche ne donne pas de résultat, vous devez déposer votre article dans HAL-PASTEUR (et pas dans HAL), afin qu’il soit modéré par l’équipe du CeRIS et apparaisse rapidement dans HAL-Pasteur.
- ︾ J'ai publié en Open Access, faut-il quand-même déposer dans HAL-Pasteur ?
- La publication dans des revues Open Access ne dispense pas de déposer sa publication dans HAL-Pasteur. Dans ce cas, on déposera la PDF éditeur (Version of Record).
- ︾ Quel type de document choisir pour mon dépôt ?
- Sous le type de document « article dans une revue », vous pouvez déposer les « articles de recherche », « lettres », « éditoriaux », « commentaires »,.. Une sous-catégorie existe pour les « articles de synthèse ».
Les autres types de documents les plus utilisés sont : « prépublication, document de travail », « chapitre d’ouvrage », « Communication dans un congrès », « thèse »,...la liste est non exhaustive.
- ︾ Comment déposer des documents dans HAL-Pasteur ?
- Il faut se connecter dans Hal-Pasteur et cliquer sur Déposer en haut à droite.
Le dépôt a été simplifié et se résume en 3 étapes :
• Choisir le type de fichier
• Déposer le(s) fichiers
o télécharger le texte intégral, les figures, annexes, ...
• Compléter les métadonnées du document
o récupérer les métadonnées grâce au DOI et/ou n° PubMed (PMID)
o compléter les données auteurs
▪ À minima, vérifiez que votre affiliation est correcte ;
▪ Pour être automatiquement affilié à son unité, voir « Comment pré-renseigner mon unité dans Hal-Pasteur pour mes dépôts ? »
o Pour vous déplacer entre les différentes métadonnées à remplir, la colonne de gauche aide à naviguer entre les parties les regroupant.
Le CeRIS se charge ensuite de vérifier et compléter le dépôt.
Si vous déposez vos articles régulièrement, cela ne vous prendra pas plus de 5 minutes par article.
- ︾ Quelle version de mon article dois-je déposer ?
- La version à déposer est le manuscrit auteur accepté pour publication MAA (Accepted Author Manuscript AAM) ou postprint intégrant les révisions demandées par les pairs mais sans copyright ni mise en page de l'éditeur.
Si l’article est publié en Open Access sous licence Creative Commons, la version éditeur peut être utilisée (PDF téléchargé depuis le site de l’éditeur).
Quelques éditeurs autorisent le dépôt en archive ouverte du PDF sous copyright éditeur (ex : Compagny of Biologists).
Dès que vous avez renseigné le nom de la revue dans le dépôt, vous avez accès à la politique d’auto-archivage de l’éditeur en cliquant sur « politique d’auto-archivage » qui donne accès au site Sherpa-Romeo. Ce dernier donne les droits pour les versions soumises (submitted = preprint), acceptées (accepted = manuscrit auteur accepté ou postprint), publiées (published = version éditeur appelée aussi VoR)
- ︾ Comment déposer une nouvelle version ?
- Vous avez déposé un preprint et souhaitez ajouter la version publiée.
À droite du dépôt, choisissez la fonction « + Déposer une nouvelle version ».
Toutes les métadonnées sont reprises. Corrigez et complétez les métadonnées. Téléchargez le nouveau fichier. Une fois mis en ligne par les modérateurs, les deux versions sont liées de la façon suivante :
La version la plus récente (version 2) s’affiche par défaut.
- ︾ Comment éditer la liste de mes publications ?
- La liste peut être extraite de HAL-PASTEUR
Cependant, si vous avez des publications pour lesquelles pour n’êtes pas affilié·es à l’Institut Pasteur, il faudra extraire votre liste de HAL (générique) pour obtenir l'ensemble de vos publications. - 1. Faire une recherche par son IdHAL* (voir Création d’un IdHAL ; J’ai oublié mon IdHal)
a. Sélectionner la flèche de la fenêtre de recherche
b. Choisir Auteur : IdHAL (chaine de caractères) dans la liste déroulante des champs de recherche
2. Dans la liste de résultats obtenus, descendez sur la facette « Année » en bas à gauche et cochez les années évaluées
3. Sélectionnez l’ensemble des publications en cochant la case en haut ou sélectionnez les publications une par une en cochant la case à gauche :
4. Cliquez sur les trois points situés en haut et sélectionnez Share / Export > PDF :
Dans le fichier PDF exporté, les dépôts sont automatiquement triés par type de document (articles, ouvrages et chapitres d’ouvrage, congrès, preprints) puis par dates de publication décroissantes pour chaque type de document (bien que les types de documents ne soient pas affichés explicitement).
- ︾ Comment créer un IdHAL ?
- Dans HAL-PASTEUR, allez dans l’espace personnel en haut à droite et cliquez sur Mon IdHAL.
Par défaut l’IdHAL prend la forme "prenom-nom". Vous pouvez conserver cette forme, ou la modifier. Elle ne doit comporter ni caractères spéciaux, ni espaces, ni majuscules. Cette forme doit être explicite car elle permettra de générer une URL qui renverra directement vers votre liste de publications (ou vers votre CV s'il existe). Attention une fois enregistré, l’IdHAL ne sera plus modifiable.
1. Cliquer sur enregistrer
2. Vous pouvez passer à l’étape suivante
Quelques outils pour vous aider